■ 知らないと怖い「個人情報」取扱ルール⑵


 今回は、前回お話した「個人情報」の取扱いのルールについて見ていきたいと思います。
 個人情報の取扱いのルールは、個人情報保護法で、大きく分けると5つに分類されて定められています。
 まず一つ目のルールは「個人情報を取得する目的を特定し、かつ書面で個人情報を取得する場合はその目的をしっかり知らせること」です。ホテル・旅館の場合は、受付の際宿泊名簿(チェックインカードやご宿泊伝票などと言ったりもしますね)に、氏名や住所など、「ザ・個人情報」と言った情報を記入してもらいますよね。ですので、個人情報保護法をしっかり守るためには、書面に「ご記入いただいた情報は宿泊管理のみに使用します。」といった形で「目的を事前に知らせること」が必要になります。
 二つ目のルールは、「利用目的の範囲内で使用すること」です。当たり前といえば当たり前なのですが、例えば「宿泊管理のみに使用します」として取得した個人情報の住所宛てにパンフレットを送付するのも厳密に考えると不適切ですね。ですので、パンフレット送付の予定がある場合は、例えば「宿泊管理・パンフレット送付のみに使用します」と記載するのが模範的対応です。
 次に三つ目のルールは、「しっかり管理する体制を整えること」です。これも当たり前と言えば当たり前なのですが、例えば従業員がお客様に勝手に連絡をとってしまったり、顧客名簿をうっかり紛失してしまったりすれば、大変な問題となります。そのため、例えば「従業員に個人情報取扱の教育を行うこと」「顧客名簿を紙で管理する場合は持ち出し禁止にした上で施錠管理すること」「パソコンにセキュリティソフトを入れること」など、当たり前の管理をしっかり積み重ねておくことが重要なのですね。
 次回最終回では、残り二つのルールと、仮に違反してしまった場合にはどうなってしまうのかについてお話させていただければと思います!

 

―弁護士より一言―

 昨年のコロナウイルス禍来襲と同時に、弊所のすぐそばに、ハイアットリージェンシーができました。本当に、完成・オープンと同時にコロナ来襲という形で、本当に悲しくなったのを覚えています。悲しくなったからというわけではないのですが、オープン直後に宿泊してきました。残念ながらレストランは開店延期だったので部屋でウーバーイーツを使用したのですが、1階のカフェバーでは夜の生演奏があり、楽しませていただきました。部屋ももちろん最高にゴージャスでした。いずれまたおたずねしたいと思っております!

​(文責 旅館・ホテル業界に強い弁護士 佐山洸二郎)

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